2025–2026
Una plataforma de operaciones para una empresa estadounidense de diseño y construcción
Una empresa de EE. UU. de diseño, construcción y mobiliario para grandes proyectos
Entre junio y septiembre, una plataforma a medida sustituyó a HubSpot y Monday.com — y hoy reúne cada conversación con clientes, proyecto, oportunidad y envío en un solo lugar.
- correos de clientes y proveedores capturados y vinculados al cliente correcto
- 38 000+
- transcripciones de reuniones guardadas junto al cliente al que pertenecen
- 725
- plataformas de suscripción sustituidas — HubSpot y Monday.com
- 2
- desde el inicio hasta sustituir HubSpot
- ~10 semanas
Cómo funciona
- 01Correo y reuniones
- 02Captura y vinculación
- 03Una base de datos
- 04CRM y proyectos
- 05Asistente de IA
Antes
- Las ventas se gestionaban en HubSpot, y los correos de clientes solo llegaban al CRM si el contacto ya estaba guardado. Una oportunidad activa al 95 % mostraba «120 días desde el último contacto» mientras la conversación seguía en marcha.
- Las solicitudes de diseño e internas llegaban por Monday.com, hilos de Slack y bandejas de correo personales.
- El seguimiento de envíos vivía en una hoja de cálculo de fletes combinada a mano a partir de correos de proveedores, desconectada de los proyectos.
Después
- Una sola base de datos en producción reúne cada organización, contacto, oportunidad, proyecto, orden de compra y envío.
- El correo de seis bandejas del equipo — unos 3250 mensajes al mes — junto con eventos de calendario y transcripciones de reuniones se capturan y vinculan automáticamente al cliente y la oportunidad correctos.
- Cuando un cliente lleva tres días hábiles sin responder, se genera un seguimiento; se cierra solo cuando responde.
- Las órdenes de compra y los envíos se siguen desde el correo del proveedor hasta el proyecto y la oportunidad que los originó.
- Las solicitudes de cinco canales de Slack llegan a un único gestor de trabajo en lugar de perderse en hilos sueltos.
- El asistente de IA del equipo se conecta a todo ello mediante un conector seguro y redacta los contratos con clientes a partir de la oportunidad, el presupuesto y la transcripción de la reunión (en puesta en marcha).
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La situación
La empresa diseña y fabrica mobiliario e interiores para grandes proyectos de construcción. Cada proyecto pasa por ventas, cotizaciones, compras a proveedores en el extranjero y logística — y cada una de esas áreas funcionaba en una herramienta distinta. Los correos de clientes solo llegaban al CRM si el contacto ya estaba guardado, las solicitudes entraban por tres canales distintos y los envíos se seguían en una hoja de cálculo que alguien combinaba a mano.
Preguntas básicas — ¿en qué punto está realmente esta oportunidad? ¿qué contenedor corresponde a qué proyecto? — obligaban a pedirle a alguien que lo buscara.
Qué se construyó
En lugar de comprar otra herramienta, la empresa obtuvo una plataforma construida en torno a su forma real de trabajar. Un CRM a medida sustituyó a HubSpot. El correo, los calendarios y las transcripciones de reuniones entran automáticamente y se vinculan a la organización y la oportunidad correctas. Las órdenes de compra y los envíos se enlazan desde el correo del proveedor hasta el proyecto. Las solicitudes internas de Slack llegan a un único gestor, y la antigua entrada por Monday.com se desactivó.
Sobre todo eso funciona una capa de IA: el asistente del equipo puede leer y actuar sobre la plataforma mediante un conector seguro, y cada cambio queda atribuido a la persona que lo hizo. Su primera tarea — redactar contratos con clientes a partir del CRM, el presupuesto y la transcripción de la reunión — está en puesta en marcha.
El resultado
Entre junio y septiembre, la empresa pasó de HubSpot y Monday.com a un único sistema propio. Más de 38 000 correos, 725 transcripciones de reuniones, 187 organizaciones, 111 proyectos y 134 envíos viven hoy en un solo lugar — y la cartera de ventas por fin refleja lo que realmente ocurre con los clientes.