Ejemplo: un diagnóstico escrito gratuito

Lo que entendí

Northline es un contratista de climatización de 45 personas. Tramitan unos 60 permisos al mes en nueve municipios, cada uno con su propio portal. Una coordinadora prepara cada trámite a mano a partir de la ficha de obra, vuelve a cargar los datos en el portal correspondiente y revisa cada mañana el estado de cada permiso. Las inspecciones se agendan por teléfono cuando el permiso sale.

Las tres mayores fugas que veo

1. 01Cargar los mismos datos de obra en nueve portales

   ~25 h / mes

   Unos 25 minutos por trámite, casi todo copiando datos que ya están en la ficha de obra.

2. 02Revisar a mano el estado de los permisos

   ~8 h / mes + demoras en obra

   Una vuelta diaria por nueve portales para encontrar los pocos permisos que cambiaron. Los permisos aprobados quedan un día o más sin que nadie los vea.

3. 03Inspecciones agendadas tarde o perdidas

   cargos + días de cuadrilla parada

   Como la aprobación se detecta tarde, las inspecciones se corren — y perder el turno significa un cargo por reprogramar y una cuadrilla parada.

Cuánto cuesta, aproximadamente

Unas 33 horas al mes de la coordinadora — unos 1500 USD al mes con un costo total de 45 USD por hora — sin contar demoras, cargos por reprogramar y días de cuadrilla parada, que suelen ser la cifra más grande.

Qué arreglaría primero

1. 1.Una sola forma de cargar los datos: cada ficha de obra en el mismo formato estructurado, para que un trámite se prepare una sola vez.
2. 2.Presentación automática en los tres portales que concentran el 70 % del volumen; el resto sigue manual hasta comprobar los tres primeros.
3. 3.Seguimiento automático del estado que avisa a la coordinadora en cuanto sale un permiso — y abre la agenda de la inspección.

Siguiente paso sugerido

Una auditoría de dos semanas (1500 USD, que se descuentan de tu primer mes) para trazar las reglas y excepciones de cada portal y entregar un plan escrito con las horas que ahorra cada paso.